会員情報の取り扱いについて

個人情報取扱いについて

同窓会では会員の皆様に役立つ活動と信頼をいただく組織作りの為、個人情報については、以下の考えに沿って、適正な管理を行い、正確性・機密性の保持に努めています。ご登録頂いた個人情報は同窓会名簿の作成や同窓会報誌発送時の宛名出力など同窓会の諸事業のみ使用します。また委託先も含め個人情報の機密保持には今後も万全を尽くしていきたいと思っておりますので、ご理解・ご協力をお願いいたします。

１．情報を収集する目的

• 会則に基づく同窓会活動の事務局からの連絡。
  （同窓会活動とは、会員名簿の作成・会報誌の発行・総会案内・寄付金等の募集など）
• 母校からのお知らせ。
• 同窓会開催の為の連絡。

２．収集する情報の種類

氏名・住所・電話番号・勤務先名と電話番号。
その他に必要がある場合は、生年月日・在学時クラブ・最終学歴・メールアドレスなどがあります。

３．情報の収集方法

学校との十分な安全措置を講じたうえで、卒業時の情報を基礎データとし、より正確な情報を得る為、事業の都度できるかぎりご本人の申告を募っております。
基本的には郵便での連絡となりますが、名簿作成時などは事前に郵送でご連絡した後、電話確認をさせていただく場合があります。
また緊急時においては、電話もしくはメールでの確認などの場合もあります。

４．情報の利用・提供

同窓会では、次の場合除いて会員様の情報を利用したり外部に提供することはありません。

• 会員ご本人が同意されている場合。
• 法令により必要と判断される場合。
• 会員の皆様または公共の利益の為に必要であると考えられる場合。
• 同窓会組織活性化及び整備に必要とされる場合。
• 業務委託をする場合（機密保持契約終結）。

５．預託業者

業務を外部へ預託する場合は安全管理基準に適合した業者を選定し、個人情報に関する「秘密保持契約書」を締結したうえで預託し、預託後も十分に管理監督を行います。
上記で定める業務委託の会社は以下の通りです。

６．情報の管理方法

会員の皆様の情報を正確、最新なものにするよう常に適切な措置を講じています。また、会員以外の不当な名簿の入手や目的以外の不正利用の防止に、最善を尽くしています。

７．会員ご本人の情報の開示、訂正、削除のご請求

会員ご本人からご自身に関する情報の開示・修正・削除のご依頼があった場合は請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで、すみやかに対応いたします。